为改善高校IT部门的成本管理，英国联合信息系统委员会（Jisc）收集了英国威尔士地区高等教育机构关于IT成本管理方面的建议和相关实践案例，同时参考其他相关研究，以及与英国各地成员机构合作获得的实践经验，最终形成实践指南。本次实践指南分享分为上下两篇，上篇重点分享指南中关于设备采购，用户支持，设备选择、维护及管理三个方面的成本管理建议和相关实践案例。下篇主要介绍关于能源成本，打印设备，云，安全考虑因素，以及设备处置、回收及再利用等五个方面的成本管理建议和相关实践案例。
一、设备采购
从确定采购设备清单、采购流程考量因素，以及设备更新周期方面就高校如何管理设备采购提供指导和建议。
确定采购设备清单
◆ IT设备采购决策由IT团队管控，相关采购申请均提交给IT团队并由其授权。旨在确保在满足需求的前提下物有所值，防止重复、非必要采购。
◆ 采购清单确定的关键点在于目标一致性以及具备成功案例支撑。
◆ 提前考虑对相关IT设备人员提供适当的培训。
实践案例
威尔士高校的设备人员培训方面，好的做法是配备至少一位在信息学习技术 (ILT) 数字教育中的优胜者，确保设备操作技能达标。
采购流程考量因素
◆ 最低报价仅在一定财务预算压力下具有吸引力，仍需结合其他方面因素综合考量。
1）生命周期成本
建议计算生命周期成本来协助完成决策。需要注意，当前的IT市场受到诸如芯片短缺等问题的影响，意味着机构可能需要在设备的生命周期内支出一小部分额外费用以确保设备能够得到及时维护。
2）除采购全新设备外，可结合实际情况考虑再制造设备、翻新设备，以及租赁设备。
实践案例
英国的St David’s Catholic Sixth Form College对供应商完成了成本分析后，结合设备一致性、可靠性，以及厂商技术支持等其他因素，最终没有将价格最低的厂商列为最佳选择。
设备更替周期
◆ 创建用户终端设备和核心基础设施（如服务器、存储硬件和网络设备等）更替时间表。
IT部门借助更替时间表考量设备报废、更换费用对高校年度预算的影响。
◆结合设备实际情况适当调整更替周期。此外，设备中不同组件的更替周期有可能长短不一，需提前做好规划。
历史数据显示，台式机等终端设备的更替周期为3-5年。近年来随着硬件可靠性提升，设备更新周期变长。设备的使用寿命延长虽然对降低成本行之有效，但也会导致故障风险变大而给IT部门带来不必要的负担。任何超过7年使用寿命的设备均可能增加这种风险。
◆通过设备升级等低成本方式延长使用寿命。
通过较低成本的设备升级可适当延长使用寿命。很多大学也使用固态驱动器 (SSD) 和/或额外内存来替换传统的硬盘驱动器，或通过添加图形处理单元（GPU）将处理程序从机器转移到GPU等等。但有些设备的可维护性较差，需结合实际情况考量。
◆ 核心基础设施更换周期与供应商支持时间表结合考量。
核心基础设施应尽可能在使用寿命结束期限内做好维护。部分厂商也会提供以旧换新协议以抵消一部分更换成本（如服务器和网络交换机）。
◆做好设备数据库的维护。
为减少非必要的设备更换，维护好用于审核使用设备状态的数据库很有必要。对频繁使用并具有唯一性的设备应优先考虑更换。同样的原则也适用于软件许可证，许多高校使用Excel等简单工具来进行使用情况的跟踪和管理。
实践案例
英国的St David’s Catholic Sixth Form College每年都有一定预算用于更换设备，更换的标准通常基于设备的使用规格标准而非使用寿命。
二、用户支持
IT部门为用户自带设备提供有效支持，重视运行服务中心系统（Helpdesk systems）的使用，有助于降低IT成本。
自带设备支持
◆ 自带设备能够降低采购成本，但由于其连接多种设备，可靠性低，一定程度上增加了组织管理开销。为阐明自带设备的用途并记录安全注意事项，建议针对自带设备制定书面政策。
◆ 采取措施增强自带设备的可靠性。可建立用户自带设备框架（BYOD framework）。框架中涵盖自带设备规范，指导用户购买设备，同时有助于学生以较低成本购买到可靠性高的设备。
◆ 对自带设备提供配套的IT支持，增强IT团队责任意识。
实践案例
在提升自带设备可靠性实践方面，可考虑Eduroam用于对托管的自带设备提供访问权限。或是考虑Wi-Fi控制器，大部分内置了半径服务器（radius servers），可在设备间提供可识别的加密通信，应用Web过滤和监控策略，满足安保需求。由于自带设备流量无法识别到单个用户，不建议使用共享密钥 (WPA) 访问，发给访客的客人帐户也应是个人帐户，由接待处分配指定的使用时间段。
在英国的Neath Port Talbot College高校，IT部门为学生自带设备提供IT技术支持，学习资源中心（LRC）则提供设备使用支持。一些大学已经将这一部分功能进行整合至共享图书馆和IT服务台，可以作为高校值得考虑的选择。
图：英国Cardiff and Vale College高校用户自带设备指导框架
运行服务系统（Helpdesk systems）
◆ 充分利用好高级版本运行服务系统中的资产管理功能。
目前，英国高校的运行服务系统要么仅仅使用基础版本，要么没有充分利用更高版本的资产管理功能。这些系统功能不仅可以改善用户体验，还有助于IT部门确定设备故障趋势，为未来的故障解决和采购决策提供信息支撑。
三、设备选择、维护和管理
从选择合适的硬件设备到监控和管理其使用情况，全流程管理IT成本。
设备选择
◆ 建议高校尽可能减少设备数量。
扩展坞可减少使用中PC数量并提供数据转移功能。为确保准确、安全地使用对接的笔记本电脑，进行视觉显示装置 (Visual Display Unit，VDU) 评估非常重要。
◆ 设备的质量和规格是重要的考虑因素。
许多高校已经规范了涵盖处理器、RAM、存储容量和类型等功能方面的最低规格文件，并在与供应商谈判时使用。
◆ 小型IT团队的设备管理开销是主要考虑因素。
◆ 及时了解设备使用寿命终止日期。
从制造商官网上找到设备使用寿命终止日期，同时考量核心基础设施和设备的主要组件，假如它们已经上市几年，设备可能比预期更早报废。
实践案例
设备选择中，最坏的情形是每位老师需要桌面电话、平板电脑、笔记本电脑等多台设备。英国Neath Port Talbot College高校正在推行每名学生或教职员工一台设备的政策。学校为每位教职工配备一台设备，同时鼓励学生自带设备，有专业设备和/或更高规格设备需求的专业除外。
威尔士成人教育学校会根据他们使用设备的经验和已知的设备可靠性进行设备品牌选择。
Windows 11
◆ 尽早规划Windows 11相关事项，需要提前更新或更换的设备数量很可能高于预期。
Windows 10计划于2025年10月14日结束其产品生命周期。虽然部分高校已转向 Windows 11，但需注意Windows 11对设备有特定要求，如处理器规格等，其可兼容性设备列表范围相对小得多，往往仅限于较新的硬件。2022年4月，微软通过IT资产管理软件工具Lansweeper对来自60,000个组织的约3000万台Windows设备的审计发现，55%的设备无法升级到Windows 11。
图：三大计算机关键组件满足Windows 11系统要求的通过率分布
数据来源：Lansweeper
移动设备
◆ 对低频率使用的设备进行集中化管理，提高使用频率。
◆ 接纳技术转变，鼓励在整个教学课程中充分利用可用技术和设备。
◆ 平板电脑等设备的使用率低通常是由于其连接性差或缺乏充分利用该技术的知识。可通过改进wi-fi网络等对应的便利措施提高使用频率。
◆ 对用户积极宣导申请该类设备前再次考量其需求是否必要。
借出设备
◆ 设备借出的政策制定和管理一般由IT部门、图书馆或学习资源中心（LRC) 负责。
相应的资产登记册应保留详细联系方式，确保尽可能提高检索设备成功率并将其重新分配给其他用户。
实践案例
在Grup Llandrillo Menai学校，借出设备对高校学习资源中心的内部嵌入式IT领域需求大幅下降。Neath Port Talbot College高校发现学习资源中心内的计算机房的使用率也因此降低。期间，面临的问题一是在课程结束后，一定比例的借出设备不会被归还。然而就Grwp Llandrillo Menai和Neath Port Talbot College两所学校的实践经验而言，这一数据低于预期。二是损坏的设备需要维修处理。除基本的保护措施外，Neath Port Talbot College使用图书馆系统中与借阅书籍类似的管理方式借出设备取得了较好的效果。
专业设备
◆ 提前考量专业设备在未来一段时期内的可持续使用情况，并采取管理措施确保设备的高效利用。
◆ 关注潜在的关联成本。
实践案例
虚拟现实（VR）设备通常作为项目中的一部分进行采购，Neath Port Talbot College 设立了一个虚拟现实项目组，通过集中管理设备，确保其得到最大限度利用。
如果高校正在寻找购买虚拟现实耳机，有些设备需要非常高规格的PC和显卡才能运行，可能涉及到额外的采购支出。
设备和软件使用
◆ 使用软件工具来监控设备的使用情况，记录有关空闲时间、使用时间、通宵开机等指标数据。
◆ 设备处于开机状态并非意味着正在使用，需结合实时更新的学生使用时间表，确保记录到设备的真实使用情况。
◆ 保持对监控软件许可证书的审核。
实践案例
Neath Port Talbot College使用Powerman软件工具，并将该软件的数据与设备更替周期时间表联合使用。该学院的终极目标是实现下班时间的校园内没有任何非必要设备运行。一些高校还通过定期的人工统计来监控共享区域（例如学习资源中心）内个人电脑的使用情况。
在Covid-19疫情高峰期，部分高校短时间内购买了数百台笔记本电脑，但最终设备利用率低于预期。在Gower College Swansea学校，正在考虑推进“每人一台设备”战略的实行，移除办公桌上的台式机，让教职工使用带有扩展坞和显示器的笔记本电脑。此外，AppsAnywhere和Windows Server Remote Apps等解决方案可以提供一个软件库，用户可以租用并随身携带，鼓励高校教职工异地和居家办公。
下篇
一、能源成本
关注IT资产能耗、使用电力管理软件、监控机房环境、服务器机房布局，以及重新优化冗余空间等等，探索如何降低IT能源成本。
关注IT资产能耗
◆ 使用功率计识别过度耗能的设备。
旧设备会产生大量能耗，尤其是服务器、网络运行和电话设备。此外，高规格设备相对标准PC耗能更大。
◆ 设备能耗信息预计会成为未来采购决策的关键考虑因素。
随着能源成本的增长，设备能耗信息在未来采购决策中愈加重要。一般来说，笔记本电脑的能耗低于台式机，但如果与显示器和扩展坞等外围设备一起使用，需要将总能耗考虑在内。
实践案例
英国高校借助设备能耗在线计算网站计算能耗值：https://energyusecalculator.com/calculate_electrical_usage.htm
使用电力管理软件
实践案例
除了日常监控设备利用率外，英国Neath Port Talbot College还利用Powerman软件部署电力管理配置文件，配置文件可以在单个机器到整个设备资产的颗粒度级别应用。在降低能源成本方面，该学院预计初始投资将取得更多回报。
✔ 笔记本电脑：局域网运行设备（waking device）更新策略——大多数更新需要设备关闭，虽然电力管理重要，仍要确保足够高的设备开启和关闭的频率；
✔ 台式机：制定设备休眠和关闭的定时策略，并将其对应链接到设备使用时间表，避免在未使用状态下开启设备；
✔ 迁移至虚拟桌面：使用客户端/服务器模型。服务器本身使用额外电源，可以更好地优化。瘦客户端相对满是PC的机房使用的电力更少，从全局节省成本。
采取环境监控措施降低成本
◆ 温湿度传感器等环境监控工具可以保证服务器机房处于最佳温度，降低设备因过热导致损毁的风险。
◆ 隔热材料可以降低制冷成本。
◆ 服务器机房内机柜的配置方式也会影响电力使用，机柜孔会导致气流和热效率不佳。
服务器机房布局
◆ 使用热通道和冷通道创建节能型布局。
服务器机房和数据中心是主要的能耗源，而冷却系统占机房总能耗成本的50%左右。节能型布局防止冷热空气混合，例如：让冷通道面向空调管道。
◆ 铺设高架地板，便于保持良好的通风，同时安装高位和低位空调机组。
◆ 刀片式服务器机箱可提供比机架式服务器更好的电源优化解决方案。
重新优化机房冗余空间
过去10-15年中，许多新建学院将服务器机房规格作为建设规划中的其中一项，为适应未来的扩展预期，机房的建设空间通常大于需求。而事实上，学校对机房空间的需求正随着云应用普及而逐渐降低。
◆ 考虑是否减少机房占地面积。
◆ 利用好高校自身过剩的IT资源。例如：在互惠基础上向其他组织提供基础设施或服务器机房作为灾备环境。
二、打印设备
随着Microsoft Teams等协作平台以及OneDrive等云存储工具出现，高校对文档硬拷贝的需求已大大减少，以下介绍在减少打印方面的政策和管理实践。
政策
◆ 在部门内普及关于打印机使用情况的报告，鼓励员工降低打印机使用水平。
实践案例
英国Neath Port Talbot College积极宣导教职员工和学生减少打印，学院办公室的打印机已被移除，多功能设备（MFD）安装在必要的战略性位置。
威尔士成人教育Adult Learning Wales也已将打印工作从办公室打印机转移至公共设施处。然而，居家办公增加了员工对便携式打印机的需求，学校相应措施是积极劝阻，鼓励员工选择双屏幕办公等替代方案。
Gower College Swansea高校设定了在减少印刷方面的年度目标。
管理实践
实践案例
英国高校普遍使用Papercut、Pcounter等软件，为学生提供每学期的免费打印额度，超出配额后需自费为账户充值。
供应商提供内部管理的打印服务和打印合同，高校根据“每份打印成本”和自身实际情况综合考量两种方式。值得考虑的是，由于打印设备的环境成本较大，为了简化设备更换而采用打印合同的趋势可能会导致设备不必要的提早处置。
在组织自身不具备复印设施的条件下，对于非紧急印刷项目或是如新学年材料印刷等批量工作，建议考虑与当地印刷厂签订合同，周转时间通常在几天左右，但成本相对要低得多。
三、云
组织需考虑何时将应用程序和存储迁移到云端，以及需要制定哪些策略。
◆ 在管理得当的情况下，云迁移可以降低成本。
数据中心的日常运维是一项经常性成本，需要进行人员和设备更替。迁移到云端可将责任转移，为IT部门腾出时间专注于更具战略性和以用户为中心的工作以改进服务。
实践案例
目前，大学正在采用“云优先战略”，即尽可能将系统和服务迁移到云端，或采用折中方法：一些服务在云端，另一些则保留在本地。英国Neath Port Talbot College将包括财务系统在内的许多服务迁移到云，当一项服务的生命周期终止时，会考量是否可将其迁移到云端。
软件即服务（SaaS）
◆ 本地应用程序的云迁移
云迁移减少了对服务器机房内硬件的要求，同时意味着IT团队可以从软件管理工作中解放出来。云软件一般基于单用户许可，而许多本地软件以站点许可（Site License）购买，两种方式均需谨慎监测使用情况，减少非必要许可证书的数量。
云储存
◆ 订购了Microsoft 365或Google Workspace的学校应鼓励用户使用OneDrive或Google Drive存储，减少本地存储开销。
实践案例
英国Neath Port Talbot College的一项长期计划将共享驱动设备转移到教职工和学生团队中。目前学校已指导所有学生使用Microsoft 365，不仅减少了本地存储，还为学生异地登录提供了便利。新职工直接使用Microsoft 365 存储，其他职工逐渐从Azure迁移到Microsoft 365，便于数据集中管理。
基础设施即服务（IaaS)
◆ 多因素综合考量云迁移
从本地基础设施转移到云端不一定是最便宜的选择。一方面由于云端计费通常基于数据传输量而存在“云隐藏成本”。另一方面，成本以美元为基础，会受汇率波动的影响。此外，除总成本外还应考虑其他因素，例如IT团队的管理开销、服务器机房资产的减少以及额外的资源调用弹性。
◆ IaaS备份相对本地存储的成本较低
一般来说，云端的数据用途在于事件检索，或是作为业务连续性和灾备计划的一部分来测试、恢复程序。云备份减少了对本地存储的依赖，降低硬件和能源成本。此外，云灾备环境与云备份类似，且服务仅在需要时启动，近年来逐渐普及。
实践案例
英国Neath Port Talbot College在本地服务器于2021年夏季更换前，决定尽可能将其迁移到Microsoft Azure，项目开展的8个月中进展顺利，终端用户的服务并未受到影响。下一步是将现场系统（on-site systems）迁移至Azure。学校的许多系统已外部托管，还有财务、学生管理等部分系统需要迁移。
该项目不仅每年节省约100,000英镑的成本，还降低了碳足迹。学院的两个主要的数据中心被重新设计并大幅缩小面积，为开展教学腾出更多空间。此外，在夜间和周末等非使用时间内关闭系统，可以从云托管服务中节省大量成本。
数据保留政策
无论是云存储还是本地存储，良好的数据治理能够保证信息被有效地保存和使用，同时符合《通用数据保护条例》（GDPR）等法律要求。
◆ 制定完善的数据保留规范，防止数据堆积，注意备份审查。
报告表明，组织内部高达90%的存储数据不会被二次访问，仅6%的云数据会被定期使用。数据治理可以避免其保留时间超出需求，达到降低硬件、云和能源成本的目的。此外，还应注意审查备份，特别是基于数据传输量产生成本的云备份，很多组织仍在对没有使用的遗留系统例行备份。
四、安全考虑因素
Cyber Essentials是英国国家网络安全计划的一部分，旨在鼓励大学、慈善机构、企业等采取措施达到网络安全基线。同时是威尔士地区继续教育机构的资助要求，并且在英国其他地区逐渐普及。最近，Evendine问题集发布所带来的变动导致Cyber Essentials增加了额外要求。考虑到本指南中的部分建议在实施过程中可能产生安全隐患，需要采取针对性管理措施。因此，以下分享关于Cyber Essentials的要求。
◆ 确保设备实时更新并及时下载补丁。
◆ 所有硬件和设备满足供应商支持，并且能接收重要的安全更新。
◆ 实施学生自带设备（BYOD）时，建议为教职工和学生设备设置单独的虚拟局域网（VLAN）。
Cyber Essentials认证范围只考虑职工设备，意味着学生可以使用旧的或不支持的自带设备。因此，设置单独的VLAN可以避免学生因BYOD设备更新发生额外付费。
◆ 提前规划多因素身份验证（MFA）相关事项。
MFA已经是Cyber Essentials对英国高校教职工的要求，预计明年成为学生系统访问的要求。
五、设备处置、回收和再利用
常见的处置方式是学校指定废弃电子电气设备（WEEE）批准的公司接管设备，确保数据完全删除并颁发证书。以下分享与Jisc合作的一些大学提出的关于设备处置的创新方式。
实践案例
✔ 对于生命周期结束但仍有一定价值的核心基础设施，建立eBay商店对不构成安全风险的设备进行销售。在某所高校案例中，学校由此筹集的资金由IT部门保管并用于职工发展。
✔ 与当地学校合作，为其提供报废设备。近年来，这种方式愈加困难，尤其Covid-19期间需要远程学习的情况。
✔ 向教职员工和学生出售旧设备。通常取决于设备“原样”出售协议，IT部门不提供进一步支持。
✔ 与供应商签订处置和回收报废设备的协议。例如：Gower College Swansea学校选择使用Stone Computers，厂商回收设备并提供完整的处置文档，80%的回收设备会被翻新或重复使用。
✔ 组件是否可在设备报废时重复使用。例如：笔记本电脑或PC的SSD以及退役设备的RAM等。英国St David"s Catholic Sixth Form College保留了一些报废设备作为备件使用。
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